Xin chào, tôi là Scrum Master của một nhóm Scrum tại Cybozu Việt Nam. Trước đây, Daily Scrum trong nhóm của tôi thường diễn ra theo một cảnh quen thuộc: mọi người “xếp hàng” trả lời ba câu hỏi, rồi… ai về nhà nấy.
Nhưng chúng tôi đã thay đổi “kịch bản” đó, biến Daily Scrum từ một buổi họp bắt buộc thành công cụ siêu quyền năng, giúp nhóm phát hiện sớm vấn đề, phối hợp nhịp nhàng, và tiến gần hơn đến Sprint Goal.
Trong bài viết này, tôi xin chia sẻ một số bí kíp của “cuộc cách mạng” ấy.
Đã đến lúc “giải cứu” Daily Scrum khỏi lối mòn máy móc
Trước tiên là một chút định nghĩa về Daily Scrum. Daily Scrum là cuộc họp ngắn 15 phút hằng ngày của nhóm Scrum, nơi các thành viên trong nhóm chia sẻ tiến độ, phát hiện trở ngại, và cùng điều chỉnh để hướng về Sprint Goal.
Tuy nhiên, thực tế ở nhiều nhóm Scrum hiện nay lại cho thấy một điều đáng lo: Daily Scrum đang dần trở thành một “nghi thức bắt buộc” chứ không còn là một công cụ tạo ra giá trị thực sự nữa.
Khi Daily Scrum bị đánh mất mục đích
Một trong những biểu hiện phổ biến là cuộc họp này bị biến thành buổi báo cáo cá nhân. Mỗi thành viên “xếp hàng” trả lời ba câu hỏi quen thuộc: “Hôm qua bạn làm gì? Hôm nay bạn sẽ làm gì? Có trở ngại nào không?”, mà không thực sự quan tâm đến câu chuyện của người khác. Có khi, các thành viên chỉ đề cập đến mã backlog mà không đưa ra hành động cụ thể tiếp theo nào.
Sự lặp lại máy móc này khiến Daily Scrum dần mất đi vai trò là “bản radar” hằng ngày của nhóm. Daily Scrum không còn là nơi kiểm tra tiến độ toàn Sprint, không còn là cơ hội để cả nhóm cùng phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau và cùng nhau giải quyết vấn đề.
Khi mỗi người chỉ nói về phần việc của mình mà không kết nối với bức tranh chung, nhóm sẽ:
- Không phát hiện ra backlog nào đang bị trì trệ.
- Không chủ động hỗ trợ nhau hoàn thành backlog.
- Không biết Sprint Goal có còn nằm trong tầm kiểm soát của nhóm không.
Và khi những vấn đề tiềm ẩn không được nói ra thì chúng sẽ âm thầm phát triển, chỉ để bùng nổ vào cuối Sprint, khi đã quá muộn để nhóm xoay chuyển tình thế.
Chuyển hướng từ báo cáo sang điều phối chiến lược
Daily Scrum không nên là nơi báo cáo với Scrum Master, mà là buổi tự điều phối của nhóm phát triển. Để làm được điều đó, hãy quay lại đúng với mục đích nguyên bản của Daily Scrum bằng các cách sau:
Kiểm tra tiến độ của toàn nhóm đối với Sprint Goal và điều chỉnh kế hoạch trong 24 giờ tới
Thay vì đi từng người, các thành viên trong nhóm hãy cùng "walk the board" - đi qua bảng công việc từ phải sang trái (từ các backlog gần hoàn thành đến những backlog chưa bắt đầu hoặc từ những backlog có độ ưu tiên cao đến những backlog có độ ưu tiên thấp). Phương pháp này giúp cả nhóm tập trung vào luồng công việc, chứ không phải vào cá nhân, từ đó nhanh chóng xác định những điểm đang tắc nghẽn và tìm kiếm cơ hội hỗ trợ lẫn nhau.
Thay vì trả lời ba câu hỏi mặc định, hãy để cuộc họp được dẫn dắt bởi các câu hỏi chiến lược, chẳng hạn:
- “Todo này đang ở giai đoạn nào rồi?”
- “Nếu không có gì thay đổi, mình dự đoán khi nào sẽ xong todo này?”
- “Nhóm chúng ta có đang đi đúng hướng để đạt Sprint Goal không?”
- “Có todo nào trong backlog này đang bị kẹt hoặc chưa có tiến triển?”
- “Làm thế nào để đưa backlog này sang trạng thái hoàn thành sớm hơn?”
- “Có ai đang bị quá tải và cần được hỗ trợ không mọi người?”
Xây dựng văn hóa chia sẻ và cập nhật liên tục
Một Daily Scrum hiệu quả không thể tồn tại nếu thiếu sự tin tưởng và chia sẻ thực sự. Các thành viên trong nhóm cần cảm thấy an toàn tâm lý để nói ra những gì đang cản trở họ, và biết rằng việc chia sẻ đó là để được giúp đỡ, không bị đánh giá.
Đồng thời, cũng đừng đợi đến Daily Scrum mới cập nhật Sprint Backlog. Thông tin cần được cập nhật ngay khi có sự thay đổi, để phản ánh chính xác tình hình thực tế. Daily Scrum không phải là lúc “báo cáo dữ liệu”, mà là lúc sử dụng dữ liệu đã có để ra quyết định hành động.
Kết quả khi Daily Scrum trở lại đúng mục đích
Khi nhóm chuyển hướng khỏi lối mòn và tổ chức Daily Scrum đúng cách, những thay đổi tích cực sẽ xuất hiện rõ rệt:
- Nhóm phát hiện sớm các rủi ro và điểm tắc nghẽn.
- Các thành viên chủ động hỗ trợ nhau nhiều hơn.
- Sprint Goal luôn nằm trong tầm kiểm soát.
- Tốc độ hoàn thành backlog được cải thiện.
- Cảm giác “mỗi người một việc” được thay bằng sự đồng lòng tiến về một mục tiêu chung.
Kết luận
Daily Scrum có thể là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ hoặc chỉ là một cuộc họp lãng phí, tất cả tùy thuộc vào cách nhóm sử dụng nó.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn đưa Daily Scrum trở lại đúng tinh thần Agile: kiểm tra sớm, thích nghi nhanh, và luôn hướng về Sprint Goal.
